Cómo hacer un plan de comunicación externa

El primer paso para comunicar tu empresa de manera efectiva (tanto interna como externamente) es desarrollar una buena estrategia o plan de comunicación. En este post nos vamos a centrar en la comunicación externa de la empresa, pero realizaré otro próximamente que hable sobre la comunicación interna.

Lo primero para desarrollar este plan de comunicación es tener claro:

  • Cuáles son sus objetivos
  • Cuál es el mensaje a comunicar
  • A quien nos vamos a dirigir

Sin tener claros estos tres puntos no se puede empezar. Una vez qué conocemos al empresa mejor, podemos pasar a desarrollar el documento que conformará el plan de comunicación.

La estructura puede variar ligeramente dependiendo de la empresa y de las necesidades pero un plan de comunicación estándar se compone de las siguientes secciones:

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ESTRATEGIAS GENERALES

Lo que sigue es el capítulo introductorio de nuestro plan de comunicación, en el que expondremos puntos señalados anteriormente como objetivos y públicos objetivos además de exponer a la dirección de la empresa (o a quién lea el manual) las razones que nos han llevado a desarrollarlo.

1.Introducción

¿Por qué se está realizando este plan de comunicación?

2. Objetivos generales

Objetivos planteados anteriormente.

3. Líneas estrategias

Estrategias generales destinadas a alcanzar los objetivos detallados en la sección anterior. Hay que tener en cuenta tanto los proyectos que ya ha realizado la empresa como los que se van a realizar en un futuro.

4. Áreas de influencia

¿En qué lugares/sectores/industrias trabaja la empresa?

5. Públicos

  • ¿A quién nos dirigimos? Públicos identificados anteriormente.
  • Relación del resto de departamentos de la empresa con el departamento de comunicación. ¿Cómo se van a comunicar? ¿Qué tipo de información van a compartir?

COMUNICACIÓN ONLINE

Un plan de comunicación debe separar la comunicación online de la offline ya que suelen variar en objetivos, canales de comunicación, acciones específicas de comunicación… Debido a que hoy en día, en mi opinión, la comunicación online tiene más presencia y relevancia en la mayoría de las empresas que la offline, empezaremos con esta.

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1.Justificación

¿Por qué es necesario este tipo de comunicación?

2. Objetivos y acciones específicas de la comunicación online.

¿Qué objetivos queremos alcanzar referentes a la comunicación online y qué acciones específicas vamos a tomar para ello?

Ejemplos:

  • Crear un blog corporativo
  • Desarrollar las redes sociales
  • Alcanzar los X seguidores en Twitter/Facebook
  • Elaborar un dossier de prensa

3. Funciones específicas

Desarrolla y detalla las tareas que vas a realizar

Ejemplos:

  • Redactar X post al día para las redes sociales
  • Redactar contenido para el blog
  • Contactar medios de comunicación
  • Realizar acciones de email-marketing

4. Plan de acción

Dividido en fases.

5. Buenas prácticas de la comunicación online

Manual sobre todos los detalles que los trabajadores de la empresa (o al menos los que tengan contacto con el departamento de comunicación) deben tener en cuenta.

Incluye:

  • Guía de buenas prácticas en redes sociales
    • Gestión de cuentas: ¿con qué redes sociales se va a trabajar y quién las va a gestionar?
    • Tipos de publicaciones
    • Frecuencia de publicaciones
    • Interacción con los usuarios: ¿a quién se va a responder? ¿en cuanto tiempo? ¿públicamente o por privado?
    • Aspecto general de la cuenta (logo, imagen de portada, datos que se van a ofrecer)
    • Estructura de las publicaciones en cada red social.
    • Ortografía y gramática (escritura en primera o tercera persona, corrección ortográfica, estilo formal o informal…)
    • Uso de hastags (qué etiquetas se van a emplear, en qué momentos…)
    • Normas en cuanto a enlazar otras cuentas u otros usuarios
    • Normas en cuanto a qué se va a retuitear o a marcar como favorito.
    • Normas en cuanto a qué cuentas se van a seguir.
    • Cómo se sincronizan las diferentes cuentas (por ejemplo Twitter y Facebook). ¿Publican lo mismo o no?
    • Guía de fotografía y video en RSS: Normas en torno a la edición y publicación de imágenes y videos. ¿Qué tipo de fotografías/videos vamos a publicar? ¿En qué tipo de posts? ¿Se van a retocar?
    • Seguridad y privacidad online.

6. Análisis y evaluación

Cómo se va a evaluar la efectividad de este tipo de comunicación.

COMUNICACIÓN OFFLINE

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De cara a la comunicación offline se deben tener en cuenta no solo el tipo de contenido que queremos que se publique sobre nuestra empresa en los medios tradicionales, si no también la relación con los medios y con los periodistas que trabajan en ellos. Hay varios puntos que hay que desarrollar (como justificación y objetivos) que ya he explicado antes, por lo que voy a evitar repetirme, ya que es la misma idea, tan sólo aplicada a la comunicación offline. La estructura estándar sería la que sigue:

  1. Justificación
  2. Objetivos y acciones específicas
  3. Funciones específicas
  4. Plan de acción
  5. Protocolo de comunicación offline
  • Guía de buenas prácticas en torno a la comunicación tradicional.
    • Notas de prensa ¿Cómo se redactan? ¿A quién se envían?
    • Convocatorias a ruedas de prensa o eventos similares. ¿A qué medios se va a invitar? ¿De qué manera? ¿Se van a preparar folletos informativos para repartirlos?
    • Dossiers informativos
    • Las entrevistas ¿quién las concede? ¿cuáles son las normas?
    • Cartelería: Colores corporativos, aparición del logo, uso de imágenes…
    • Atención a los lectores/clientes/periodistas
    • Elaboración de planes de comunicación específicos para un acontecimiento o evento concreto.

6. Análisis y evaluación de las estrategias de comunicación offline

Por supuesto, hay muchos más aspectos que se podrían incluir en un plan de comunicación. Este es sólo un modelo básico para ir empezando a plantearnos cómo va a funcionar la comunicación en nuestra empresa.

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5 comentarios sobre “Cómo hacer un plan de comunicación externa

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